Podobieństwa i różnice między fakturą proforma i fakturą VAT

24 grudnia 2020

Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale również i gros osób dokonujących zakupów przez internet, spotkali się przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym de facto jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.

Faktura proforma nie jest dowodem zrealizowania usługi

Po łacinie pro forma znaczy „tymczasowo”, stąd często można spotkać się z tłumaczeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, a więc nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się jednakże zatrzymać ją np.w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dowód handlowy, który rodzajem zaproponowania konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia wykonania usługi ani zakupu towaru, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie wywołuje następstw w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, dlatego że mówi o sprzedaży lub usłudze, która jeszcze nie była wykonana, toteż warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż podlegać negocjacjom.

Co musi zawierać faktura proforma?

Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz zawiera analogiczne elementy co faktura VAT, czyli:

datę i miejsce jej wystawienia,
dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
nazwę towarów czy też usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
informacja o zakresie ewentualnych rabatów,
stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
wskazanie terminu wniesienia opłaty,
wskazanie daty wykonania usługi bądź doręczenia towaru.

By nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznakować zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Powinno się też mieć na uwadze, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy odbiorca wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji albo wpłaci przedpłatę.